Kitajahresabschluss und Steuererklärungen

Einmal jährlich haben Kitaträger in Abhängigkeit von der Rechtsform (Gesellschaft oder Verein) einen Jahresabschluss bzw. eine Gewinnermittlung zu erstellen. Der Jahresabschluss oder die Gewinnermittlung sind die Grundlage für die Steuererklärung. Bei der Einreichung der Steuererklärung, zusammen mit dem Tätigkeitsbericht der Geschäftsführung, prüft das Finanzamt, ob die Vorschriften der Gemeinnützigkeit eingehalten wurden.

Es prüft insbesondere ob:

  • die tatsächliche Geschäftsführung den Gemeinnützigkeitsrechtlichen Vorschriften entsprach.
  • Die Mittel der Kita zeitnah verwendet wurden.
  • Die Höhe der Geschäftsführergehälter angemessen waren und ob sonst keine Zuwendung an die Gesellschafter oder Vereinsmitglieder vorliegen.
  • Die UG eventuell in eine GmbH umgewandelt werden muss.

Im Anschluss ergehen die Steuerbescheide (Freistellungsbescheide). Wichtig ist, dass die Kita die Berechtigung erhält, Zuwendungsbestätigungen (Spendenbescheinigungen) nach amtlichem Muster ausstellen zu können.

 

Gemäß des Handelsrechts (für Kleinst- oder kleine Kapitalgesellschaften) muss der Jahresabschluss innerhalb der ersten sechs Monate nach dem Geschäftsjahr aufgestellt werden. Das bedeutet bei Kapitalgesellschaften, deren Geschäftsjahr bis zum 31.12. eines Jahres endet, dass der Jahresabschluss bis zum 30.06. des Folgejahres erfolgen muss. Für die Aufstellung des Jahresabschlusses ist die Geschäftsführung der Kindertagesstätte verantwortlich.

Nach den gesetzlichen Vorschriften muss die Geschäftsführung der Kita nach der Aufstellung des Jahresabschlusses, spätestens elf Monate nach Beendigung des Geschäftsjahres, eine Gesellschafterversammlung einberufen. Die Gesellschafterversammlung stellt den Jahresabschluss fest und entscheidet über die Rücklagendotierung sowie die Entlastung der Geschäftsführung. Damit bringt die Gesellschafterversammlung zum Ausdruck, dass die Geschäftsführung der Kita nicht für etwaige Fehler in Anspruch genommen wird. Das Datum der Feststellung des Jahresabschlusses muss offen gelegt bzw. hinterlegt werden und muss spätestens zwölf Monate nach Abschluss des Geschäftsjahres erfolgen. Die Nichtoffenlegung bzw. -hinterlegung kann mit einem Ordnungsgeld von mindestens EUR 2.500,00 geahndet werden.

Kindertagesstätten als Kapitalgesellschaften, die durch Steuerberater vertreten werden, muss die Steuererklärung und der Jahresabschluss bis zum 31.12. des Folgejahres abgeben. Kapitalgesellschaften, die nicht durch einen Steuerberater vertreten werden, muss die Steuererklärung und der Jahresabschluss bis zum 31.05. des Folgejahres beim Finanzamt einreichen. Die eigentliche Steuererklärung, die Körperschaftsteuererklärung (GEM 1), soll im authentifizierten Verfahren an das Finanzamt gesendet werden. Die Jahresabschlüsse werden für Geschäftsjahre ab 2015 beim Finanzamt elektronisch eingereicht. Zudem muss die Geschäftsführung neben der Steuererklärung und dem Jahresabschluss noch den Tätigkeitsbericht bei dem Finanzamt abgeben.
Mit dem Tätigkeitsbericht wird nachgewiesen, dass die tatsächliche Geschäftsführung der Einrichtung auf die ausschließliche und unmittelbare Erfüllung der steuerbegünstigten Zwecke gerichtet war und dem Zweck der Satzung/Gesellschaftsvertrages entsprochen hat.

Die Aufstellung der Gewinnermittlung ist durch Satzung regelmäßig dem Vorstand übertragen. Der Vorstand dokumentiert die Aufstellung durch seine Unterschrift unter der Gewinnermittlung. Der Vorstand muss dann unverzüglich die Mitgliederversammlung einberufen, auf welcher die Gewinnermittlung festgestellt wird. Hier entscheidet die Mitgliederversammlung über die Rücklagendotierung und die Entlastung des Vorstandes und bringt durch die Entlastung zum Ausdruck, dass sie den Vorstand nicht in Anspruch nehmen möchte.

Die Gewinnermittlung wird nicht beim Bundesanzeiger veröffentlicht. In steuerlicher Hinsicht muss der Vorstand des Kita-Trägers die Steuererklärung (Körperschaftsteuererklärung (GEM 1)) sowie die Gewinnermittlung und auch den Tätigkeitsbericht bis zum 31.12. des Folgejahres beim Finanzamt einreichen, wenn der Verein von einem Steuerberater vertreten wird. Wird der Verein nicht von einem Steuerberater vertreten, gilt als Termin der 31.05. des Folgejahres. Bei vielen Vereinen fordert das Finanzamt die Abgabe der Steuererklärung mit den jährlich zu erstellenden Gewinnermittlungen und den Tätigkeitsberichten nur in einem Zeitraum von 3 Jahren.
In den landesrechtlichen Bestimmungen (in Berlin das Kitaförderungsgesetz und die Rahmenvereinbarung über die Finanzierung und Leistungserstellung der Tageseinrichtungen) sind keine weiteren Vorschriften zur Erstellung eines Jahresabschlusses/Gewinnermittlung bzw. Einreichung eines Jahresabschlusses enthalten.
Nach der Abgabe der Gewinnermittlung/des Jahresabschlusses, der Steuererklärungen und der Tätigkeitsberichte der Kita erlässt das Finanzamt einen Steuerbescheid. Es handelt sich unter anderem um den Bescheid "nach § 60 a AO über die gesonderte Feststellung der Einhaltung der satzungsmäßigen Voraussetzungen nach den §§ 51, 59, 60 und 61 AO". Mit diesem Bescheid wird festgestellt, ob der Gesellschaftsvertrag/Satzung die nach §§ 51, 59, 60 und 61 AO (Gemeinnützigkeit) erfüllt ist, also ob der Verein satzungsgemäß gehandelt hat.

Die Steuerbescheide für die Kindertagesstätte enthalten die Hinweise zur Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen, Hinweise zur Haftung bei unrichtiger Ausstellung der Zuwendungsbestätigungen und die Hinweise zum Kapitalertragsteuerabzug.

Auf der Grundlage dieser Bescheide kann der Träger Zuwendungsbestätigungen (Spendennachweise) nach amtlichen Muster ausstellen. Im Rahmen unserer Steuerbescheidprüfung ergänzen wir für Sie diese Muster mit Ihren Angaben und den Angaben des Steuerbescheids.

 

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